Hur Kan Ny Teknik Förbättra Mötesupplevelsen?

Möte

Det är 2018 och precis som de senaste decennierna förändras allt runt affärsmiljön ständigt och snabbt. Under några år har vi gått från whiteboards, till digitala kort, och vi är på väg att ha virtuell verklighet (VR) och förstärkt verklighet (AR) som norm i våra dagliga liv.

Möten idag, särskilt i kontorsbaserade miljöer, följer fortfarande den gamla strukturen av att samlas i ett rum där ämnen diskuteras personligen och leds av någon. Under de senaste åren har vi sett videokonferenser som gör att de på andra ställen kan delta utan att fysiskt vara där, men i stort sett är de flesta deltagarna fysiskt i samma rum.

Så hur kan tekniken implementeras idag för att förbättra vår mötesupplevelse? Det finns alltid utrymme för förbättringar och ständiga framsteg inom teknik som kan förbättra användarupplevelsen. Ta en titt på följande förslag:

 

Nya system kan minska krångliga organisationsmöten

En stor bit av en sekreterare eller personalassistent jobbade tidigare med att organisera möten och ansträngningarna för att planera och genomföra detta var mycket tidskrävande. Att jämföra deltagarnas ständigt föränderliga schema för att hitta lämpliga tider, samt att ta hänsyn till hur brådskande mötena var, var ingen lätt uppgift.

Numera kan hårdvara som Pronestors bokningssystem konferensrum schemaläggningsskärm underlätta denna börda för att organisera möten. Inte bara kan detta integreras med Microsofts Outlook eller Googles Apps för att hjälpa till att skapa mötena i första hand, men nu kan en hel mängd information om mötet visas på displayen eller till och med på din mobiltelefon. Denna bildskärm är ett utmärkt tillskott till någon organisation som vill förbättra effektiviteten och minska slöseri med resursanvändningen.

 

Ny teknik kan hjälpa möten att bli mer engagerande

Ta till exempel en arkitektfirma; Helst skulle deras möten under ett projekt vara på plats, men det är inte alltid möjligt att realisera det. Projekten kan vara baserade för långt bort från kontoren för att möjliggöra regelbundna besök, men framväxten av virtuell verklighet kan förändra det. I framtiden kan virtuell verklighet tillåta att möten genomförs “på plats” men i själva verket på distans. Detta skulle möjliggöra effektivare användning av tid och resurser, vilket resulterar i bättre tillsyn och resultat för projekt.

Teknik som ökar möjligheten och kvaliteten på bidrag och engagemang kommer alltid att vara välkomna. Medan möten gradvis kommer att flytta sig från huvudsakligen de fysiska typerna vi har i mötesrummen betyder det inte diskussionsnivån och detaljerna kommer att försämras. Tvärtom kommer det sannolikt att förbättras.

Det finns många fler nya tekniker som utvecklas vid skrivningstillfället, men det är viktigt att fokusera på dem som verkligen kan förbättra kvaliteten på arbetet och kommer att få en bestående inverkan. Medan syftet med möten alltid kommer att vara desamma, kommer metoderna och fortsätta att förändras i linje med tekniken, så det måste omfamnas snarare än senare.